Per arginare questa tendenza del caos ad espandesi per conto suo si sono diffusi e sviluppati tempo alcuni software specializzati nella creazione di note strutturate, cioè organizzate in insiemi coerenti per tematica e poi anche facilmente rintracciabili e collegabili tra loro e condivisibili con altri.

Non sto parlando di piccole note tipo post-it destinati a vita breve vita breve (per questo c'è Sticky Notes  o Google Keep. Parlo di documenti, appunti e testi scritti per rimanere e che siano facilmente rintracciabili.

Si tratta di passare da semplici sistemi di "cassetti" nei quali infilare documenti a sistemi di second brain, cioè sistemi di potenziamento delle nostre capacità cognitive e di creazione di conoscenza.

I quattro strumenti che ti suggerisco oggi illustrano pienamente questa evoluzione:

• Evernote e One Note sono classici

• Zoho Notes e Hypernote sono innovativi

La prima è che hai un disordine mentale "interno" che si trasferisce nell'ambiente circostante, nella tua casa e nel tuo lavoro. Questa non è una buona cosa e non si rimedia tanto facilmente (ve lo dico da psicologo).

La seconda è che sei un persona creativa e persino geniale.

La terza è che hai semplicemente molte cose da fare. In questo terzo caso i block notes digitali che propongo vi saranno molto utili.

Siccome fanno tutti sostanzialmente le stesse cose è inutile qui ripetere le cose dieci volte. Queste sono le cose fondamentali che un buon block notes digitale deve avere:

• creare note di testo, aggiungere immagini, allegare file, anche in PDF.

• organizzate le note in modo gerarchico, cioè per "cassetti", "cartelle" e documenti. Ad esempio bollette, bollette luce nel 2023, singole bollette bimestrali.

• un motore di ricerca interno efficace. Quando le note sono centinaia questo è indispensabile.

• la possibilità di aggiungere "etichette" o TAG alle note per facilitare ancora la ricerca

• in quaderni, etichette e pile, consentendoti di strutturare il tuo contenuto in base alle tue preferenze. Puoi anche utilizzare i tag per aggiungere ulteriori livelli di classificazione e ricerca.

• Sincronizzazione su tutti i tuoi dispositivi a anche off line

integrazioni con altre cose che usi, come i calendario, mail e altro

https://evernote.com/

Di Evernote bisogna dire che è nato nella preistoria a dell'informatica, cioè nei primi anni 2000 da un idea embrionale di tale Stepan Pachiko, un russo trasferitosi in America. Sembra un miracolo che esita ancora oggi dopo una storia molto travagliata, con alti e bassi, crisi e grandi recuperi, nel ribollente calderone delle cose informatiche. Invece c'è e sembra solida come una roccia. Oggi ha circa 250.000.000 di utilizzatori, me compreso, che la trovano utilissima. Io la uso tutti io giorni e praticamente non potrei vivere senza essendo disordinato e di scarsa memoria).

Poi ti dico un'altra cosa: Evernote ora è italiano. E' stato acquistato da poco dall'italianissima - nonostante il nome - Bending Spoons, che poi la società che ha realizzato l'app IMMUNI che abbiamo tutti conosciuto nell'era Covid.

Siccome Evernote ha centinaia di funzioni e possibilità di personalizzazioni possibili ti starai chiedendo se è difficile da usare. La riposta e no. E' facile e probabilmente questo è il motivo che ha attirato tutti qui milioni di utilizzatori.

L'unica cosa che devi capire sul serio se vuoi utilizzarlo è la sua terminologia interna.

Questa logica è un punto di forza, ma allo stesso tempo un limita di tutto il sistema.

E' un punto di forza perché questa logica a "raccoglitore" è molto familiare a milioni di persone. Questo significa che non devono fare alcuno sforzo di tipo cognitivo per capirla.

Il punto di debolezza dei raccoglitori cartacei consiste però nel come trovare e come collegare i singoli documenti tra loro.

Per la ricerca dei documenti Evernote (e tutti sofware simili) hanno potenti motori si ricerca interni che leggono tutti documenti, parola per parola, e trovano subito quelli desiderati. Evernote legge anche i documenti in PDF e quelli scannerizzati.

Poi ci sono i TAG che ci permettono indicare in modo sintetico il tema di un documento. Per esempio io ho usato il TAG "lavoro" per un ampio genere di documenti.

se cerco "lavoro" con il motore di ricerca o per il tala lavoro trovo istantaneamente una serie  di documenti come questi:

• un indispensabile articolo del sociologo tedesco Ulrich Beck, sulla fine del lavoro salariato;

• una lista di festival cinematografci dedicati al tema del lavoro;

• un bando pubblico di Invitalia per finanziare imprese innovative;

• Il caso di una cooperativa giovanile che ha creato un ecosistema generativo di occupazione nei quartieri spagnoli di Napoli;

• ecc. circa altri 30 documenti sul tema.

La cosa che crea valore in questo tipo di ricerche è che saltano fuori documenti che non ricordavo affatto di avere e che possono essere connessi tra loro in modo creativo.

Per uno come me, che di mestiere fa il formatore, questo è molto utile perché mi farà apparire come un persona coltissima e intelligentissima !

Scherzi (non tanto) a parte il punto chiave è che si è passati da un semplice sistema per tenere in ordine le "carte" a un vero sistema di PKM - Personal Knowledge Management o meglio ancora Second Brain.
Svilupperò molto questi temi in questa newsletter.

Evernote ha una versione del tutto gratuita che ve benissimo per un uso personale, con il limita che sincronizza solo DUE dispositivi, per e. PC e cellulare. Se lo usate per uso professionale vi servirà una delle versioni professionali a pagamento (da 8 euro(mese)

https://www.onenote.com/

anche One Note è un sofware storico. E' stato presentato per la prima volta con Microsoft Office 2003 e poi rinnovato e rinominato più volte.

Ha una interfaccia pulita e amichevole, chiaramente indirizzata alla scrittura diretta di appunti e note. Si possono ovviamente collegare e importare documenti esterni o ritagli dal web. ma nell'insieme questo appare subito come un ambiente per scrivere le vostre note personali.

La barra degli strumenti che vedete in alto è la stessa di del word processor di casa Microsoft.

Questo sistema privilegia la comodità e scapito della flessibilità. Non posso inserire i tag che voglio io ma devo per forza usare quelli che già ci sono.

Insomma One Note è gradevole, orientato alla scrittura, facile da usare ma progettato per un uso strettamente personale e del tutto gratuito.

Due suggerimenti da esplorare

Zoho Notes e Hypernotes, entrambi strumenti molto interessanti e innovativi. Per il momento ve li segnalo solamente, se volete darci una prima occhiata.

https://www.zoho.com/it/notebook/

Zoho Notes sta cercando di "rubare" gli utilizzatori di Evernote propone una interfaccia più accattivante ma anche una progettazione intenda più "fresca" che non deve basarsi su una struttura solida, ma progettata molti anni fa.

Si presenta subito come un insieme  (il contenitore di livello più alto) di block notes singoli, ciascuno con la sua copertina colorata e personalizzabile. Dentro un notes ci puoi metter tutto quello che vuoi e che il web permette.

In Zoho Notes tutto è abbastanza diverso dai precedenti. e più visivo.
Si respira aria di innovazione dappertutto. La metafora dei polverosi contenitori per ufficio è stata abbandonata.  Questo richiede un certo periodo di apprendimento anche se si tratta di abbandonare abitudini complicate per acquisirne altre più semplici ed efficaci.

Segnalo solo che è del tutto gratuito grazie al modello di business adottato da Zoho, che si può riassumere così:

Le app gratuite promuovono una maggiore consapevolezza verso le nostre app a pagamento e il nostro brand in generale

Poi va notato questo, cosa che io apprezzo molto:

https://zenkit.com/it/hypernotes/

Hypernote ha l'ambizione di passare dalla informazioni alla conoscenza.

Cosa non da poco, visto che la differenza tra le due cose è stata dibattuta all'infinito, ma mai veramente chiarita in modo universalmente accettato. Il centro dell'attenzione qui non è tanto su come prendere appunti e ritrovarli facilmente.

I proposito dichiarato e perseguito con la massima determinazione è mandare definitivamente al macero il concetto stesso di "raccoglitore" di documenti e sviluppare invece l'idea del second brain.

 Il punto chiave qui è come connettere le note tra loro in modo che questa connessione generi nuova conoscenza. Un'altra immagine chiarisce forse meglio come si collegano le note tra loro.

Come si vede alla classiche annotazioni si aggiungono nuovi modelli gestione dei contenuti: outline (un indice gerarchico classico); i collegamenti ipertestuali veloci (si usa #) e i grafici semantici e le annotazioni (aggiungi disegni e note grafiche a qualunque cosa).

Per ora mi fermo qui.