Se ti trovi spesso con molte cose da fare nella giornata e vuoi metterle in ordine, questo è un semplice metodo che fa per te. Costruire un Kanban (o Task Manager) personale significa costruire una semplice bacheca che divide le cose da fare in da fare - in corso - fatte. Questa bacheca può essere anche cartacea, con post-it sparsi in giro. ma è molto più utile se usi un software adatto.

Puoi considerarlo una sorta di maggiordomo o assistente personale che ti aiuta tenere in ordine in una grande quantità di cose che fai tutti giorni, sia per lavoro che nella vita privata. 

Di solito un Kanban viene presentato come uno strumento di produttività. Lo è, però prova vedere la cosa da un punto di vista diverso: se devi tenere tutto a mente avrai sempre la mente occupata e spesso sovraccarica.

Me lo ha fatto notare un amico appezzato consulente, che nel coso di una chiaccherata informale a un certo punto salta fuori a dire: “Io odio la produttività”.

Poi ha chiarito che lui è già molto produttivo e non ha interesse ad aumentare la dose. Quello che gli interessa è piuttosto aumentare la qualità della propria vita.

Usare un Kanban o altri strumenti simili, ha l'effetto di liberare la mente. Se lo usi in modo sistematico Non dovrai preoccuparti di dimenticare le cose o assumerti più impegni di quelli che puoi realisticamente mantenere in un certo arco di tempo.

In Veneto per dire che si è preoccupati si dice: “Ho pensieri”.
Se metti i “pensieri” fuori della tua porta mentale sarai più sereno.

Devo imparare qualcosa? 

Se sei di fronte a uno strumento nuovo devi decidere se il gioco vale la candela.
Devi metterci tempo impegno per imparare a usarlo. Sembra un scelta da fare su base razionale. Quasi mai è così. Si tratta di cambiare abitudini consolidate e cioè fare le cose in un modo divetso rispetto a quello che si fa di solito.

Se c’è un cosa che le persone adulte odiano dal profondo del cuore è cambiare abitudini.

Falliscono intere aziende, anche molto grandi, per questo motivo.

I rifuto dellapprendimento di solito prende la forma del “non ho tempo”. Non hai tempo per imparare un cosa che ti fa risparmiare tempo?

Diciamo che non hai voglia. Cosa legittima, ma è un’altra cosa.

I Kanban costruiti con Notion possono avere una semplice forma standard, ma Notion è uno strumento estremamente flessibile e personalizzabile quasi all'infinito. Questo vuol dire che al primo approccio può sconcertare. Segue la curva rossa.

Però questa difficoltà si supera facilmente iniziando a usare Notion per fare cose semplici. Vuol dire che non è necessario arrivare in cima alla curva di apprendimento per usare un Kanban in modo basico. 

Puoi già usare lo strumento quando sei appena agli inizi della curva rossa.

L'idea di avere uno strumento-maggiordomo che si adatta noi invece di costringerci ad adattarci a lui è stata la scelta che ha permesso a Notion di diffondersi enormemente in tutto il mondo.

Come funziona (idealmente) un Kanban 

Per prima cosa vediamo come funziona un Kanban. In pratica è una bacheca con almeno tre colonne: le cosa da fare, quelle in corso e quelle finite. In origine, in epoca pre-informatica la bacheca era fisica e ci si attaccavano sopra tanti foglietti con scritte sopra le cose da fare.

Fonte: Toyota History 75 years

Ora si può fare così:

Costruire un Kanban è un cosa semplice 

Kanban significa scheda, segno, biglietto. La forza di questo metodo è la sua semplicità. É incredibile quanto può essere utile spostare bigliettini su una lavagna.

Si tratta sempre di minimizzare le cose che stanno in mezzo, nella colonna"in corso / in progress".

Per le persone creative (che i maligni chiamano 'disordinate') organizzare le cose da fare in modo chiaro evita il multitasking dispersivo e libera molto tempo. Nell'industria è in uso fin dagli anni '50 del secolo scorso e oggi è diffuso in tutto il mondo, anche per uso individuale e per scopi personali.

Uno dei segreti per usarlo bene è riempire la colonna "da fare" in giornata con non più di 5 cose. Alla fine della giornata questa colonna dovrebbe essere vuota. o riempita con cinque cose da fare nel giorno successivo.

Poi tutto si può complicare. Si possono aggiungere criteri di priorità; si possono separare ambiti di azione "orizzontali", per es: lavoro, personale, sanità. Ma non è il caso di esagerare con i miglioramenti: più si complica il metodo e più perde la forza delle sua semplicità.

Un paio di esempi  

Come vedi si apre una finestra laterale nella quale ho inserito un semplice lista delle cose da fare con caselle di controllo selezionabili.
Nota che in questa pagina puoi inserire qualsiasi cosa: testi immagini. filmati, calendari, archivi e praticamente tutto quello che è pubblicabile sul web.

Ecco un secondo esempio:

In sintesi

Se crei tre Kanban per Lavoro - Famiglia - Tempo libero avrai un aiuto concreto  per semplificare la tua giornata. Il Kanban sono da tempo strumenti di lavoro diffusissimi nelle aziende, ma non servono solo per il lavoro. Sono anche uno strumento che serve a migliorare la qualità della vita riducendo i carichi cognitivi.